Die Firma Speiser Metallbauplanungen GmbH, geführt von Kurt und Brigitte Speiser, ist unter vielen in der Branche bekannt. Die verschiedenen Serviceleistungen, allem voran, Fassaden- und Metallbauausschreibungen, Ausführungsplanungen und Expertisen sowie schweizweit grosse Planungsprojekte haben hierzu beigetragen.

«Jetzt haben wir einen einzigen Ansprechpartner – für die ERP- und Buchhaltungslösung.»

Kurt Speiser
Inhaber bei Speiser Metallbauplanung GmbH

Die Vielseitigkeit, die steigenden Anforderungen der Projekte und die immer höheren Anforderungen in den letzten Jahren, hat Kurt Speiser dazu bewogen, einen neuen Softwarepartner mit einer nachhaltigen ERP Lösung, zu evaluieren. Dies obwohl das bisherige System die Grundanforderungen im täglichen Business nach wie vor abdecken konnte. Doch es war nun Zeit die «Speziallösung», welche vor vielen Jahren teils selbst entwickelt und extern betreut wurde, abzulösen. Die starken Abhängigkeiten und die trägen und sehr hohen Unterhaltskosten wurden zu einem nicht mehr tragbaren Risiko für die Firma. So kam der Evaluationsprozess bereits im Jahr 2019 ins Rollen, welcher dann mit dem Zuschlag für den neuen Partner BORM-INFORMATIK AG mit dem ERP-System Evo im Herbst 2020 erfolgreich abgeschlossen werden konnte.

 

Mit dem Ziel die neue Lösung per 01.01.2021 operativ nutzen zu können, fing die grosse interne Aufbauarbeit erst richtig an. Der bestehende Kundenstamm konnte zwar ohne grossen Aufwand in das neue System eingelesen werden, das war aber nur ein Puzzleteil im Ganzen betrachtet. Es ist bekanntlich immer eine grosse Herausforderung für ein Unternehmen, parallel zum sehr intensiven Tagesgeschäft, ein neues ERP System einzuführen. Zudem hat sich Brigitte Speiser dazu entschieden, die Finanz- und Lohnbuchhaltung ebenfalls intern zu verarbeiten. Im nachfolgenden Interview erörtern Kurt und Brigitte Speiser ihre Erfahrungen, wo sie heute mit dem neuen System stehen und was damit noch alles geplant ist.

 

 

Fragen zum Interview mit Kurt und Brigitte Speiser

 

Gab es viele mögliche ERP Anbieter für den Metallbau, welche für die Anforderungen an Ihre neue Lösung in Frage gekommen sind?

Grundsätzlich ja. Durch diverse Onlinerecherchen, Messebesuche und sowie den Austausch an ERFA-Tagungen konnten doch einige Anbieter als mögliche Partner eruiert werden.

 

Und wie haben Sie den «richtigen» Partner gefunden?

Nach einem internen Vorevaluationsprozess wurden drei mögliche Anbieter in die engere Wahl gezogen. Anschliessend haben wir diese zu uns eingeladen, um ihre Firma und Lösungen in einer Präsentation vorstellen zu lassen. So haben wir auch das Unternehmen und deren Organisation besser kenngelernt.

 

Was war der Schlüsselpunkt oder Hauptgrund, dass Sie sich für die BORM-INFORMATIK AG als neuen Softwarepartner entschieden haben?

Die nahtlose Integration einer Finanz- und Lohnbuchhaltung war gegenüber den Mitbewerbern ein klarer Vorteil. Auch die Systemsicherheit aufgrund der Grösse des neuen Partners und die Integrationsmöglichkeiten der bestehenden Office Dokumente (Word, Excel, Outlook) war ein wichtiger Punkt. Schön ist auch, dass wir nun einen einzigen Ansprechpartner für das ERP und die Finanz- und Lohnbuchhaltung haben. Nach einem Kundenreferenzbesuch eines grösseren ausführenden Metallbaubetriebes in der Nähe war der Entscheid gefallen.

 

 Wie haben Sie die Ressourcen für ein so wichtiges internes Projekt, neben dem sehr intensiven Tagesgeschäft organisiert und wie gingen Sie das an?

Ein Mitarbeiter hat sich dem Projekt angenommen und auch schon in der Evaluation mitgeholfen. Er hat mit Spass und Freude an der internen Umsetzung mitgearbeitet und war das Bindeglied zwischen uns und dem Softwarepartner.

 

Wie empfanden Sie die Betreuung, Beratung und Schulung vor und während der Umsetzungsphase seitens der BORM-INFORMATIK AG?

Die persönliche Betreuung und Schulung direkt bei uns vor Ort haben wir sehr geschätzt. Die Kompetenz und das Fachwissen der Projektleiter sind professionell und auf einem hohen Niveau.

 

Nun zum Thema Investition und Unterhalt. Es ist bekannt, dass ein ERP-System mit einer nicht unwesentlichen Erstinvestition und auch nach Einführung mit Wartung sowie Updates weitere Investitionen benötigt. Wie stehen Sie dazu?

Sicher ist es eine hohe Investition, dessen wir uns auch bewusst waren. Durch die Nachhaltigkeit einer solchen Lösung ist in Bezug auf Arbeitserleichterung und später auch der Zugriff auf bestehende Referenzobjekte, über mehrere Jahre oder sogar Jahrzehnte, ein sehr wertvolles Gut.
Zudem hat man jederzeit wichtige Kennzahlen per Knopfdruck zur Verfügung, welche wiederum zur Kundenbetreuung, CRM und Führung des Unternehmens genutzt werden können.

 

Wo wollen Sie mit dem neuen ERP-System Evo hin? Was möchten Sie in 2 bis 3 Jahren noch alles damit bewerkstelligen können?

Mit den erfassten Daten können wir wichtige Kundenstatistiken, Jahresauswertungen und andere Aufgaben schnell, effizient und digital erledigen. Diese Arbeiten beanspruchten in der Vergangenheit sehr viel Zeit. Zudem werden wir jetzt die Basis aufbauen, welche für unsere Nachfolgeregelung von grossem Wert sein wird.

 

Welchen Tipp würden Sie einem Unternehmen, welches ebenfalls ein neues System evaluiert oder eine Neuanschaffung in Betracht zieht, geben?

Bevor die neue Software in Betrieb genommen werden kann, ist es wichtig, dass die IT-Systemlandschaft auf einem aktuellen Stand ist. Die Betriebsdaten, welche ins neue System einfliessen werden, sollten vorher überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden. Damit hat man die Gewähr, dass deren Inhalt von Anfang an dem erwarteten und gewünschten Stand entspricht.